Отдел кадров, бухгалтерия

Трудовой договор - один из основных документов в деятельности фирмы. Законодательство требует заключать трудовой договор в течение трех дней с с момента начала работы. Журнал помогает вести учет трудовых договоров, фиксируя даты и сроки их действия.

Приказы о приеме, переводе и увольнении работников могут регистрироваться в журнале регистрации приказов по личному составу. Для упрощения систематизации, особенно при наличии большого штата сотрудников, для них заводится отдельный журнал.

В журнале регистрируется приказы, касающиеся отпуска сотрудников: предоставление, перенос ежегодного отпуска, отзыв из отпуска, предоставление учебного отпуска, предоставлении отпуска по беременности и т.д.

Журнал служит для отметки сотрудников, ознакомившихся с локальными нормативными актами предприятия. Локальные акты регулируют трудовую деятельность в организации, однако, в отличие от приказов и распоряжений, применяются многократно. К таким актам относятся: штатное расписание, положение об оплате труда, правила трудового распорядка, положение о премировании и т.д.

За успехи в работе сотруднику может быть выписана премия, объявлена благодарность, он может быть представлен к званию. В обратной ситуации может потребоваться наложение дисциплинарного взыскания, объявление выговора и т.д. Все эти процедуры фиксируются в специальном журнале.

Служебное задание - это внутренний документ организации, определяющий цель, место и сроки командировки сотрудника. Журнал ведет учет бланков служебных заданий, отражает всю необходимую информацию по каждой командировке.

Т-2 является унифицированной личной карточкой работника, утвержденная Постановлением Госкомстата N 1 от 5.01.2004 г. Журнал служит для систематизации личных карточек Т-2 в организации.

Локальные акты регулируют трудовую деятельность в организации, однако, в отличие от приказов и распоряжений, применяются многократно. К таким актам относятся: штатное расписание, положение об оплате труда, правила трудового распорядка, положение о премировании и т.д.

Журнал служит для фиксирования информации о проверках в организации, четко структурирует тип и содержание каждой проверки, дает информацию о проверяющей ее организации, а также итогах проверки. Данная информация позволяет не просто систематизировать информацию о проверках, но также помогает избежать "лишних" проверок в будущем.

Журнал помогает систематизировать всю входящую документацию в организации. В журнал вносится информация о всех полученных письмах, указаниях, пояснениях, справках, переводах, заявках и прочих документах, которые организация получает от кого-либо.

Журнал позволяет вести учет фактически отработанного времени. В журнале отмечается время прихода и ухода сотрудника, а также фиксируются те периоды, в которые сотрудник отсутствует на рабочем месте в течение дня, например, по причине пребывания в служебных поездках.

Журнал помогает систематизировать всю исходящую документацию в организации.  В журнал вносится информация о всех отправленных письмах, указаниях, пояснениях, справках, переводах, заявках и прочих документах, которые посылаются куда-либо.

Акт - это документ, подтверждающий, что какое-либо событие имело место быть. К таким событиям можно отнести выполнение сотрудником какого-либо задания, передачу документов, проведение проверки и многое другое. Для ведения учета актов используется специальный журнал.

Сотрудники, бравшие больничный, обязаны по выходу на работу предъявлять лист нетрудоспособности, который выписывается территориальной поликлиникой или больницей. На основе листка нетрудоспособности сотруднику выплачивается пособие, а работодатель возвращает часть выплаченного пособия из средств ФСС. Журнал помогает систематизировать листки нетрудоспособности, отследить сроки предъявления, контролировать количество дней, которые сотрудник провел на больничном.

Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 25.03.2013) "О трудовых книжках" требует от работодателя вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

Справка с места работы, справка о начислении заработной платы в определенный период времени, справка для предоставления в различные инстанции (суд, ПФР и пр.) - все эти документы могут потребоваться сотруднику в любой момент. Для систематизации выдачи таких справок служит специальный журнал.

Приказы по основной деятельности связаны со структурой организации и ее изменениями, численностью штата сотрудников, финансированием, трудовым распорядком, соблюдением коммерческой тайны и пр. Ведение журнала позволяет систематизировать регистрацию приказов и усовершенствовать внутрикорпоративный документооборот фирмы.

Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 25.03.2013) "О трудовых книжках" требует от работодателя вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. В нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки, вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

Журнал помогает вести учет приказов о приеме на работу новых сотрудников, фиксируя дату составления приказа, основание для принятия на работу, а также присвоенный при приеме табельный номер.

Журнал помогает отслеживать отбытие сотрудников предприятия в командировку, а также прибытие командированных работников из других предприятий/учреждений.